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Resolución Jefatural Nº340-94-INEI
Lima, 21 de octubre de 1994
Visto el Proyecto de Directiva `Normas Técnicas para el Almacenamiento y Respaldo de la Información que se procesa en las Entidades del Estado', propuesta por la Subjefatura de Informática del Instituto Nacional de Estadística e Informática.
Considerando:
Que, de acuerdo a lo dispuesto por el Decreto Legislativo Nº 604, el Instituto Nacional de Estadística e Informática - INEI, es el organismo central y rector de los Sistemas Nacionales de Estadística e Informática, responsable de normar, supervisar y evaluar los métodos, procedimientos y técnicas estadística e informáticas utilizados por los órganos del Sistema.
Que, las entidades del Estado conformantes del Sistema Nacional de Estadística e Informática en sus diferentes niveles, administran importantes volúmenes de información especializada de interés nacional, los cuales requieren ser archivados y almacenados, utilizando procedimientos y tecnologías adecuadas que permitan salvaguardar la integridad y seguridad de la mismas;
Que, en consecuencia, es necesario establecer normas técnicas que permitan la correcta implementación de los procedimientos técnicos a ser observados por los trabajadores del Estado que procesan información;
Que, de acuerdo a lo establecido por el Artículo 8º inciso e) del Decreto Supremo Nº 018-91-PCM, Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e Informática, es función del INEI, normar, conducir y supervisar el uso de la tecnología y el desarrollo de la actividad informática oficial en el país;
En uso de las atribuciones conferidas por los Artículos 6º y 8º
del Decreto Legislativo Nº 604;
SE RESUELVE:
Artículo 1º.- Aprobar la Directiva Nº015-94-INEI/SJI `Normas Técnicas para
el Almacenamiento y Respaldo de la Información que se procesa en las
Entidades del Estado, la que consta de ocho (8) numerales y que forman parte de
la presente Resolución.
Artículo 2º.- Para el adecuado cumplimiento de la presente Directiva, las
Oficinas de Cómputo o las que hagan sus veces en las entidades del Estado,
solicitarán al Instituto Nacional de Estadística e Informática el `Manual de
Almacenamiento y Respaldo de Información'.
Regístrese y comuníquese.
FELIX MURILLO ALFARO
Directiva Nº 015-94-INEI/SJI
¨NORMAS TECNICAS PARA EL ALMACENAMIENTO Y
RESPALDO DE LA INFORMACION QUE SE PROCESA EN LAS
ENTIDADES DEL ESTADO¨
I. FINALIDAD
Definir los procedimientos a ser observados por los trabajadores que
utilizan equipos de cómputo en las Entidades del Estado, para el adecuado
manejo y control del almacenamiento y respaldo de la información que se
registra en medios magnéticos u ópticos.
II. OBJETIVOS
2.1 Salvaguardar la integridad y seguridad de los datos, adoptándose
las precauciones técnicas para su almacenamiento y recuperación.
2.2 Utilizar racionalmente los recursos informáticos para asegurar
el adecuado almacenamiento de la información en medios
magnéticos u ópticos.
III. BASE LEGAL
3.1 Decretos Legislativos Nº s. 560 y 563, Ley del Poder Ejecutivo y
su modificatoria.
3.2 Decreto Legislativo Nº 604, Ley de Organización y Funciones del INEI.
3.3 Decreto Supremo Nº 018-91-PCM , Reglamento de Organización
y Funciones del INEI.
IV. ALCANCE
La presente Directiva está dirigida a todos los organismos del
Estado conformantes del Sistema Nacional de Estadística e Informática, que
cuentan con equipos de cómputo.
V. DISPOSICIONES GENERALES
DE LA INFORMACION BASICA DEL ARCHIVO
5.1Toda información almacenada en medios magnéticos u ópticos
debe contar con un documento donde se registre:
- Intensificación del archivo, especificándose si se trata de un
Archivo Maestro, Base de Datos, Archivo Primario o Archivo Temporal.
- Identificación del Sistema o Aplicación que lo usa
- Frecuencia de proceso
- La longitud de registro del archivo (Número total de caracteres
por registro).
- Los campos contenidos, cada uno con su nombre
mnemotécnico, una explicación descriptiva, longitud y tipo de campo
(alfanumérico, numérico, fecha, etc.).
- Los rangos de validación de ciertos campos.
- Los valores predeterminados que pueden contener ciertos cam
pos (Tablas).
5.2 Los medios magnéticos u ópticos (diskettes, cintas, discos),
que contienen a los archivos de información, deben tener etiquetas con
el nombre de la aplicación, nombre del archivo y si está empaquetado
o no. Para el caso de las cintas magnéticas, las etiquetas también
deberán contener la longitud de registro, número de registros, versión y
fecha de proceso.
5.3 La información consistenciada y/o validada (cuando
corresponda),debe ser almacenada por versiones como:
a) Versión 1 : Información original de Entrada de Datos consistenciada.
b) Versión 2 : Información consistenciada y validada
c) Versión 3 : Información definitiva.
DEL RESPALDO DE SEGURIDAD
5.4 La información almacenada en medios magnéticos u ópticos
tendrán al menos una copia de respaldo en (diskettes o en otro medio de
que disponga la institución), debido a que el costo de recuperación de
la información puede ser demasiado alto.
5.6 Debe existir una copia de los archivos importantes que están
concluidos, tanto en el Organo Central como en uno de sus locales, como
respaldo preventivo.
5.7 Los archivos que son textos, hojas de cálculo, gráficos, etc.,
mientras no se concluyan, serán guardados en una sola copia por
cada actualización para facilitar su almacenamiento.
Una vez concluidos se debe guardar una copia adicional de
respaldo, en forma empaquetada o no, dependiendo del tamaño del archivo.
5.8 Cuando se quiera almacenar un archivo de respaldo este
deberá guardarse físicamente en otra unidad magnética (diskette, cinta o
disco) diferente a la que contiene el archivo original.
DE LA INFORMACION PERIODICA
5.9 La información que se procesa periódicamente, se almacenará
por períodos. Entendiéndose por período, al tiempo (mensual,
bimensual, trimestral, semestral, o anual) que transcurre para que se ejecute
el procesamiento de la información.
DE LA INFORMACION DE LAS ENCUESTAS Y CENSOS
5.10 En el caso de las Encuestas y Censos se deberá contar con las
dos versiones de los archivos básicos:
a) La información sin imputar.
b) La información imputada (clasificada o comprometida)
c) Los archivos de procesos conducentes a generar tabulados.
5.11 Dos (2) copias adicionales con la información imputada podrán
ser guardadas en ambientes de otra institución del Estado, que
garanticen el buen estado y la seguridad de los archivos almacenados en
medios magnéticos u ópticos.
DEL ALMACENAMIENTO FISICO
5.12 Los ambientes donde se depositan los medios magnéticos
deben contar con adecuadas condiciones de temperatura y no
presentar humedad.
5.13 Los medios magnéticos en los cuales se almacena la
información histórica deben ser completamente nuevos (primer uso),
verifi-cándose su buen estado operacional.
5.14 Los medios magnéticos donde está grabada la información
deben recibir mantenimiento de limpieza cada tres meses como mínimo.
5.15 Sólo el personal responsable de la seguridad de los archivos
tendrá acceso al ambiente donde se encuentren estos medios magnéticos.
VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
6.1 El personal encargado de la elaboración de los sistemas
de procedimiento de datos deberá estimar anticipadamente la
cantidad necesaria de medios magnéticos requeridos para realizar las
copias de los archivos de datos y de programas.
6.2 En el modo de trabajo monousuario, los usuarios son los
responsables de hacer el respaldo de la información.
6.3 En el modo de trabajo multiusuario el responsables de hacer el
respaldo de la información es el administrador de la red, previa orden de
trabajo por parte del usuario.
6.4 El disco duro es un medio de almacenamiento temporal de
la información, el cual debe ser depurado permanentemente de
los archivos que no volverán a ser utilizados en forma inmediata.
6.5 Semanalmente deberá efectuarse un respaldo de toda la
información útil que se encuentra almacenada en el disco duro, dicha
actividad será realizada por el responsable designado para este fin.
6.7 Sólo el personal encargado de la elaboración y procesamiento
del sistema y el usuario responsable del mismo podrán accesar y usar
la información que está almacenada en los medios magnéticos u ópticos.
VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
7.1 Los Funcionarios o Directivos de las dependencias del
Gobierno Central, por escrito designarán al personal responsable de realizar
el almacenamiento y respaldo, en medios magnéticos de la
información necesaria que procesa su Dirección.
7.2 Los Funcionarios o Directivos de las áreas de cómputo de las
Entidades del Estado, son responsables de cumplir y hacer cumplir las
normas de la presente Directiva; para lo cual emitirán de ser necesario,
las especificaciones complementarias que permitan su cumplimiento.
GLOSARIO DE TERMINOS
ADMINISTRADOR DE LA RED
Persona responsable que tiene a su cargo la gestión técnica, administrativa
y operativa del sistema de redes.
ALMACENAMIENTO
Cualquier dispositivo o medio, capaz de recibir información y retenerla
durante un período de tiempo, permitiendo su extracción (recuperación) y
empleo cuando sea necesario.
ARCHIVO
a) Conjunto de registros que guardan relación. Al registro se le puede
considerar como la información básica a la que se puede acceder en bloque y
al archivo como una organización de los registros.
b) Porción de memoria auxiliar normalmente en disco ocupada por un
conjunto homogéneo de información (datos o programa).
ARCHIVO EMPAQUETADO:
Información (datos o programas) que ha sido comprimida a fin de obtener
una óptima utilización de la memoria del ordenador.
ARCHIVO MAESTRO
Es aquél que contiene información que permanece más o menos estable,
la cual generalmente se toma como referencia para otros procesos.
ARCHIVO PRIMARIO
Archivo inicial o de partida que después de ser procesada generará
archivos secundarios o complementarios.
ARCHIVO TEMPORAL
Archivos intermedios que se generan en forma temporal que servirán
para alimentar procesos intermedios y posteriores. Son archivos eventuales o
de corta duración.
BASE DE DATOS
Conjunto de datos organizados entre los cuales existe una correlación y
que están almacenadas con criterios independientes de los programas que
los utilizan. La filosofía de las bases de datos es la de almacenar grandes
cantidades de datos de una manera no redundante y que permita las posibles
consultas de acuerdo a los derechos de acceso.
CAMPO
Espacio en la memoria para almacenar temporalmente un dato durante
el proceso: su contenido varía durante la ejecución del programa. Un
campo numérico sólo puede almacenar valores (dígitos) y un campo
alfanumérico cualquier carácter (dígito,letra,símbolo especial). Una combinación de
campos constituye un registro.
CONSISTENCIA
Acción que permite detectar anomalías en los datos de un registro que
se procesa y que generalmente se informa mediante impresión.
INFORMACION HISTORICA
Se refiere a información pasiva o de poco movimiento, que por lo general
se almacena en medios magnéticos como por ejemplo, cintas magnéticas.
IMPUTACION
Asignación de valores válidos a la información que se ha determinado
que está con error en base a reglas de consistencia.
LONGITUD DE REGISTRO
Número de bytes o de caracteres que forman un registro. Se tiene registros
de longitud fija, cuyo tamaño en palabras o caracteres es constante, debido a
las necesidades del equipo físico o a una programación específica y, registros
de longitud variable en las cuales la longitud puede variar dentro de ciertos
límites prescritos de acuerdo con las necesidades de los datos.
MEDIOS MAGNETICOS
Son dispositivos que permiten el almacenamiento de programas e
información. En todos los dispositivos que componen este grupo, el soporte magnético
tiene la misma estructura y composición. Están formados por una base de
material y formas variables, sobre las que se ha depositado una delgada capa de
material magnetizable.
El registro de información se realiza mediante equipos dotados de una
cabeza de grabación, el cual dispone de una bobina que produce un
campo electromagnético creando por inducción zonas puntuales magnetizables
sobre el soporte utilizado.
Los elementos más representativos de los medios magnéticos son los
discos y cintas magnéticas, siendo el primero un medio de acceso seudoaleatorio
y el segundo, un medio de acceso secuencial.
MEDIOS OPTICOS
Son dispositivo de almacenamiento para grandes sistemas electrónicos
de archivos (programas e información) . Dentro de ellos se encuentran el
CD-ROM que son discos con información pregrabada y que sólo pueden ser
leídas; WORM que permiten grabar información que se desee pudiendo ser
leída cuantas veces sean necesario; y el EOD que son discos ópticos borrables
o reescribibles y que son de reciente aparición.
MONOUSUARIO
Un solo usuario
MULTIUSUARIO
Sistema de transmisión de datos que permite compartir recursos de
información a través de un ordenador.
a) Se refiere a una copia extra, de un archivo o base de datos
b) También se refiere a un sistema de potencia auxiliar al que puede
recurrirse cuando falla la energía eléctrica. (UPS).
TABLA
a) Conjunto o arreglo de variables (de tipo numérico, de cadena u
otro cualquiera), todas ellas con la misma estructura y el mismo nombre,
las cuales se referencia o direcciona con un subíndice.
Una tabla de dos dimensiones cuyos elementos están organizados
en filas y columnas, se denomina matriz.
b) Colección de datos contenida en la memoria (o en algún otro medio
de almacenamiento) que está organizada de forma que se puedan
recuperar los ítems individuales por medio de claves específicas almacenadas
como parte de cada ítem.
TABULADOS
Colección de cuadros estadísticos que permiten obtener información
parcial sobre diferentes procesos que hayan sido ejecutados.
USUARIO
Cualquier persona que utiliza una computadora. Por lo general se refiere a
las personas que no pertenecen al personal técnico y que proporcionan
entradas y reciben salidas de la computadoras.
VALIDACION
a) Verificación que ejecuta un programa para comprobar que la
información procesada cumple ciertas condiciones
b) Comprobación que tiene por objeto asegurarse que los datos queden
comprendidos dentro de ciertos límites prescritos.
c) Cualquier operación que se realice para comprobar la validez o la
exactitud de un operando o de un resultado. El proceso de datos
requiere comprobación de la máquina y la del personal de la oficina.
Las comprobaciones por medio de la máquina pueden programarse especialmente
o ser ejecutadas automáticamente por los
componentes físicos.