El Sistema de Información de Gestión Administrativa tiene por objetivo proporcionar información que permita apoyar a la gestión administrativa de la institución.

b. Descripción :

Este sistema estará conformado por los siguientes módulos:

• Planificación: Este módulo permitirá efectuar una programación detallada de las actividades de la Institución. Así mismo, permitirá evaluar estas actividades y registrar los dictámenes emitidos en caso que sea necesario.

Este módulo estará conformado por los siguientes sub-módulos:

- Planificación

- Evaluación

• Asesoría Legal: Este módulo permitirá controlar el estado en que se encuentran los convenios y contratos efectuados por la institución, con otras instituciones.

Así mismo, permitirá llevar un control del asesoramiento jurídico brindado al personal de la institución.

Este módulo estará conformado por los siguientes sub-módulos:

- Convenios

- Contratos

- Expedientes

• Presupuesto: El módulo permitirá efectuar una programación adecuada del presupuesto asignado a la institución. Para ello contará con los siguientes sub-módulos:

- Presupuesto por Direcciones.

- Presupuesto por Proyectos

- Presupuesto institucional

- Control presupuestal

• Personal: El módulo registrará información que permita efectuar un control adecuado del personal que trabaja en la institución, así como emitir sus pagos correspondientes. Para ello se han estructurado los siguientes sub-módulos:

- Control de asistencia

- Personal

- Escalafón

- Planillas

- Cargo presupuestal

- Servicio Social

• Finanzas: El módulo registrará información relacionada al control financiero y contable de la institución, para lo cual se han estructurado los siguientes sub-módulos:

- Control de gastos

- Control de ingresos

- Estados contables

• Abastecimientos: El módulo permitirá controlar el movimiento de bienes y servicios dentro de la institución, para lo cual se han diseñado los siguientes sub-módulos:

- Programación

- Adquisición

- Inventarios

- Control Patrimonial

- Servicios

Es necesario señalar que este sistema será de uso exclusivo para el personal de la institución, y sólo podrán accesar a él personas autorizadas.

Así mismo, el sistema formará parte del Proyecto de Sistema de Información de Gestión Administrativa Nacional (SIGA Nacional). Este sistema será considerado como prototipo.

La carta estructurada de este sistema se muestra en la Figura Nº 4.4: Carta Estructurada del Sistema de Información de Gestión Administrativa. (Pág. 98)

4. Sistema de Información de Trámite Documentario (SITRAM)

a. Objetivos :

El Sistema de Información de Trámite Documentario, tiene como objetivo mejorar el sistema de trámite documentario en sus distintas etapas a través de procedimientos adecuados que permitan una atención efectiva a todos los usuarios.

b. Descripción :

Este sistema permitirá registrar, foliar, clasificar, distribuir y hacer un seguimiento de los documentos, para lo que contará con los siguientes módulos:

• Correo Electrónico: Este módulo permitirá una mayor comunicación entre los directores de la institución. Así mismo, se reducirá el número de documentos enviados a nivel interno.

• Control Documentario: Este módulo permitirá realizar un seguimiento del estado de los documentos que ingresan a la institución, con el fin de optimizar los servicios brindados al cliente.

Este sistema será empleado por todas las direcciones y oficinas de la institución, con el fin de averiguar el estado de sus documentos.

La carta estructurada de este sistema se muestra en la Figura Nº 4.5: Carta Estructurada del Sistema de Información de Trámite Documentario. (Pág. 99)

5. Sistema de Información de Control de Visitas (SICOV)

a. Objetivos :

El Sistema de Información de Control de Visitas permitirá realizar un control de las personas que ingresan a la institución pero que no trabajan en ella.

b. Descripción :

Este sistema estará conformado por los siguientes módulos:

• Citas: Registrará la programación de las citas a nivel institucional, de manera que exista un control más estricto del personal que ingresa a la institución

• Visitas: Permitirá registrar a aquellas personas que a pesar de no tener concertada una cita, requieran ingresar a la institución, para fines específicos.

Es necesario mencionar, que este sistema será empleado por la Oficina de Defensa, la que llevará un control adecuado del personal que ingresa a la institución.

Así mismo, la carta estructurada de este sistema se muestra en la Figura Nº 4.6: Carta Estructurada del Sistema de Información de Control de Visitas. (Pág. 100)

6. Sistema de Información de Marketing y Ventas (SIMAV)

a. Objetivos :

El Sistema de Información de Marketing y Ventas tiene por objetivo realizar un estudio de mercado, para determinar las zonas con mayor movimiento comercial y tipo de publicaciones preferidas, así como registrar las ventas de las publicaciones estadísticas elaboradas en el territorio nacional.

b. Descripción :

Este sistema estará conformado por los siguientes módulos:

• Marketing: El módulo permitirá realizar estudios del tamaño y oferta de la demanda, así como evaluar los descontentos y necesidades de segmentos más importantes del mercado que le permitan determinar los clientes potenciales.

Así mismo, se empleará el sistema de Información Geográfico para visualizar las zonas de mayor venta, mayor preferencia, entre otros.

Este módulo estará integrado por los siguientes sub-módulos:

- Investigación

- Promoción

• Ventas: El módulo permitirá controlar las ventas realizadas por la institución, las cuales se realizan a nivel nacional, así como el número de publicaciones existentes en almacén. Este módulo estará conformado por los siguientes sub-módulos:

- Publicaciones

- Suscriptores

- Vendedores

- Ventas

- Almacén

Es necesario mencionar que este sistema será empleado por la Oficina de Secretaría General, que tiene por función efectuar las ventas de las publicaciones.

La carta estructurada de este sistema se muestra en la Figura Nº 4.7: Carta Estructurada del Sistema de Información de Marketing y Ventas. (Pág. 101)

7. Sistema de Información de Promoción (SIPROM)

a. Objetivos :

El Sistema de Información de Promoción tiene como objetivo registrar los cursos y eventos que realiza el INEI en coordinación con la Escuela Nacional de Estadística e Informática (ENEI), con el fin de difundir los servicios brindados por la institución.

b. Descripción :

Este sistema estará conformado por los siguientes módulos:

• Nota de Prensa: Este módulo registrará las notas de prensa elaboradas por la institución y aquellas notas que afectan de alguna manera la funcionalidad de la misma.

• Eventos: Este módulo registrará los eventos realizados en la institución con el fin de difundir los servicios brindados por la misma.

• Cursos: El módulo permitirá llevar un control adecuado de los cursos dictados por la Escuela Nacional de Estadística e Informática, así como los alumnos y profesores que participan en estos cursos, por tal motivo, el módulo se encuentra dividido en los siguientes sub-módulos:

- Programación de Cursos

- Alumnos

- Profesores

- Calificaciones.

Este sistema será empleado por la Oficina de Secretaría General, la Escuela Nacional de Estadística e Informática (ENEI) y la Dirección Técnica de Fomento de Nuevas Tecnologías, quienes son las encargadas de efectuar la promoción y difusión de la institución.

La carta estructurada de este sistema se muestra en la Figura Nº 4.8: Carta Estructurada del Sistema de Información de Promoción. (Pág. 102).

8. Sistema de Información de Biblioteca (SIBIB)

a. Objetivos :

Este sistema tiene por objetivo realizar un control del movimiento del material bibliográfico existente en la Biblioteca de la ENEI y de cada una de las Direcciones u Oficinas de la Institución.

b. Descripción :

Este sistema estará conformado por los siguientes módulos:

• Bibliografía: Registrará el material bibliográfico existente en la ENEI, así como los existentes en las bibliotecas de cada dirección u oficina. Por tal motivo, se conformaron los siguientes sub-módulos:

- Escuela Nacional de Estadística e Informática.

- Direcciones / Oficinas

• Préstamo: Este módulo registrará el movimiento interno y externo del material bibliográfico, con el fin de determinar cuáles son los más consultados y la ubicación exacta del mismo, en caso de ser prestado para lectura externa (fuera de la institución). Por tal motivo, el módulo se estructuró con los siguientes sub-módulos :

- Escuela Nacional de Estadística e Informática.

- Direcciones / Oficinas

Estos sub-módulos a su vez, tendrán opciones que permitirán conocer la ubicación del material bibliográfico, así como el uso de los mismos.

• Lector: El módulo permitirá tener información básica de las personas que se inscriben en la institución con el fin de poder accesar a la consulta del material bibliográfico existente.

Este sistema será empleado por todas las direcciones y oficinas de la institución, las que controlarán el material bibliográfico que les pertenece.

La carta estructurada de este sistema se muestra en la Figura Nº 4.9: Carta Estructurada del Sistema de Información de Biblioteca. (Pág. 103)

9. Sistema de Información Geográfico (SIG)

a. Objetivos :

Este sistema tiene por objetivo visualizar especialmente la información estadística a nivel regional y local, con el fin de realizar el análisis geográfico y el modelamiento, mediante un número de operaciones espaciales como superposiciones de polígonos, generación de áreas de influencia, extracción de elementos, entre otros.

b. Descripción :

Este sistema permitirá almacenar y manipular la información estadística regional a través de mapas, planos, transformación y combinación de diversas variables, de manera que el usuario pueda contemplar en forma didáctica las estadísticas a nivel nacional, así como indicadores, PBI departamental, servicios municipales, entre otros.

El sistema tendrá como usuarios a las direcciones de línea de la sub-Jefatura de Estadística, así como a la Oficina de Secretaría General (Area de Marketing y Ventas).

10. Sistema de Información Gerencial

a. Objetivos :

El Sistema de Información Gerencial tiene por objetivo proporcionar información importante, exacta y oportuna al nivel directivo, de modo que facilite la toma de decisiones.

b. Descripción :

Básicamente, este sistema proporcionará información relacionada al cumplimiento de las actividades de la institución y a su estado financiero.

Esta información podrá ser mostrada en forma gráfica y/o textual al nivel directivo, de acuerdo a su requerimiento, así mismo, podrá ser constantemente modificada, acorde al contexto interno y externo.