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3.1. ENTREVISTAS
La t‚cnica de entrevista, se utiliza para recabar informaci¢n en
forma verbal, a trav‚s de una serie de preguntas que propone el
analista,esta t‚cnica a su vez es imprescindible para obtener info-
rmaci¢n cualitativa, relacionarse con los usuarios y recoger un
conjunto de hechos y/o requerimientos de informaci¢n necesarios
para el estudio.
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a) Objetivo :
Las entrevistas tienen como objetivo recabar informaci¢n cualit-
ativa y cuantitativa de los usuarios finales de los diversos nive-
les organizacionales, las cuales permitir n alcanzar los objetivos
propios del an lisis de sistemas.
b) Utilidad :
Las entrevistas son £tiles porque permiten sentar las bases sobre
las cuales se desarrollar el futuro sistema, por lo tanto se puede
obtener informaci¢n sobre:
* Los requisitos de usuario.
* Funcionamiento del sistema actual.
* Organizaci¢n de la unidad.
* Responsabilidades y funciones de los usuarios.
c) Descripci¢n :
Las entrevistas son una forma de conversaci¢n, no de interrogaci¢n.
Al analizar las caracter¡sticas de los sistemas con personal selec-
cionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los
analistas pueden disponer de datos que no est n disponibles en nin-
guna otra forma.
En las investigaciones de los sistemas, la informaci¢n cualitativa
y cuantitativa son importantes. La informaci¢n cualitativa est
relacionada con las opiniones, pol¡ticas y descripciones narrativas
de actividades o problemas, mientras que la informaci¢n cuantitati-
va, se trata frecuentemente de n£meros, frecuencias o cantidades.
Muchas veces el analista utiliza la t‚cnica de las entrevistas para
recabar informaci¢n cualitativa que le permitir analizar los sist-
emas de informaci¢n necesarios.
3.1.1 Tipos de entrevistas.
De acuerdo al tipo de informaci¢n que se desea recabar se puede
elaborar las entrevistas en forma estructurada y en otros casos las
preguntas son sin estructura.
Las entrevistas estructuradas utilizan formatos abiertos o
cerrados, en el caso de que sean abiertos, el usuario podr dar
cualquier respuesta que considere apropiada; en el caso de
preguntas cerradas, se proporcionar al usuario un conjunto de
respuestas que pueda seleccionar.
Esta t‚cnica a su vez presenta ventajas y desventajas las cuales
mencionaremos a continuaci¢n:
Ventajas :
* Asegura la elaboraci¢n uniforme de las preguntas para todos los
que van a responder.
* F cil de administrar y evaluar.
* Evaluaci¢n m s objetiva tanto de quienes responden como de las
respuestas a las preguntas.
* Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador.
* Resulta en entrevistas mas peque¤as.
Desventajas :
* Alto costo de preparaci¢n.
* Los que responden pueden no aceptar un alto nivel en la estru-
ctura y car cter mec nico de las preguntas.
* Un alto nivel en la estructura puede no ser adecuado para todas
las situaciones.
* El alto nivel en la estructura reduce la oportunidad de responder
en forma espont nea, as¡ como la habilidad del entrevistador para
continuar con comentarios al entrevistado.
Las entrevistas no estructuradas, permitir n tanto al entrevistado
como al entrevistador, mayor flexibilidad en el tipo de pregunta y
respuesta a ejecutar.
Las ventajas y desventajas que trae consigo esta t‚cnica son las
siguientes:
Ventajas :
* El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preg-
untas adecuadas a quien responde.
* El entrevistador puede explotar reas que surgen espont neamente
durante las entrevistas.
* Puede producir informaci¢n sobre reas que se minimizaron o en
las que no se pens¢ que fueran importantes.
Desventajas :
* Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde
como del entrevistador.
* Los entrevistados pueden cesgarse ante determinadas preguntas y
no contestar adecuadamente.
* Puede recopilarse informaci¢n extra¤a que no es necesaria.
* El an lisis e interpretaci¢n de los resultados puede ser largo.
* Toma demasiado tiempo extra recabar los hechos esenciales.
3.1.2 Recomendaciones de desarrollo de entrevistas.
Para llevar a cabo una entrevista exitosa ya sea estructurada o no
estructurada deben de seguirse las siguientes indicaciones:
1. Identificar a la persona o personas a las cuales se les va a ent-
revistar, se debe hacer una lista de todas las personas que son
consideradas, dado a su experiencia y conocimiento, como personas
claves para la instituci¢n.
2. Realizar una cita por anticipado con quienes se va a entrevistar,
es necesario definir la fecha, hora y lugar de la entrevista, as¡
como el tiempo estimado de duraci¢n de manera que el entrevistado
designe una parte de su tiempo a esta actividad.
3. Prepararse para la entrevista, en este caso, el entrevistador
deber informarse de las actividades que realiza su entrevistado,
de manera que puedan hablar flu¡damente; en caso de que se emplee
la t‚cnica estructurada deber prepararse un gui¢n de entrevistas y
enviarse al entrevistado con el fin de que se encuentre preparado
para su resoluci¢n, en el caso de ser entrevistas no estructuradas,
deber de informarse al entrevistado la naturaleza de la entrevista
a realizarcele.
4. Durante la entrevista, es necesario tener presente las siguientes
pautas:
* Comience por presentarse subrayando el tema de la entrevista y
estableciendo la naturaleza del proyecto en el que trabaja.
* Comience con preguntas generales, que establecer n el marco de
trabajo con el cual se conducir el resto de la entrevista.
* Lim¡tese las notas que se escriban para evitar distraer a quienes
responden.
* Cuando los temas vistos con el usuario se hayan discutido,
realice otras preguntas espec¡ficas que crea que deban discutirse.
* Al final de la entrevista, resuma la informaci¢n recabada en las
mismas y env¡ese una copia a las personas entrevistadas para su
respectiva aprobaci¢n.
* Es recomendable que archive una copia de las entrevistas revi-
sadas por el usuario con la finalidad de evitar posteriores
reclamos.
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