|
4.2.2 Procedimiento de definici¢n de factores cr¡ticos de ‚xito.
A la hora de definir los Factores Cr¡ticos de Exito de la Organiz-
aci¢n, es necesario que los objetivos que persigue la Organizaci¢n
est‚n claramente definidos, dado que su especificaci¢n servir de
base para el estudio de los FCE.
El an lisis de los FCE corresponder , por una parte, al equipo del
proyecto, el cual recoger informaci¢n sobre la Organizaci¢n y sus
objetivos mediante entrevistas con los gestores de la misma. As¡m-
ismo, como resultado de estas entrevistas se obtendr una primera
visi¢n de los directivos acerca de los medios o requisitos para
alcanzar estos objetivos.
Estos requisitos permitir n obtener una lista inicial de los fact-
ores de ‚xito, la cual se depurar en etapas posteriores del
an lisis.
Todas las labores de depuraci¢n, refinamiento y consolidaci¢n de
los FCE han de realizarse de forma conjunta por el equipo del
proyecto y los gestores de la Organizaci¢n. Para ello ser con-
veniente realizar, m s que entrevistas individuales, reuniones en
grupo entre todos los gestores, dado que as¡ se obtendr un conju-
nto reducido de factores cr¡ticos de ‚xito desde una perspectiva
®global¯ de la Organizaci¢n, obviando de este modo el peligro de
una excesiva proliferaci¢n de FCE, ocasionada por una visi¢n part-
icularista de los gestores de sus reas concretas de responsabili-
dad dentro de la Organizaci¢n.
El procedimiento para un an lisis estructurado de los FCE constar
de los siguientes pasos:
a. Elaborar una lista de los objetivos de la Organizaci¢n.
b. Depurar esta lista de objetivos.
c. Identificar los factores de ‚xito.
d. Eliminar los factores de ‚xito no cr¡ticos.
e. Agrupar los factores de ‚xito de acuerdo con los objetivos.
f. Identificar los componentes de estos factores de ‚xito.
g. Seleccionar los factores cr¡ticos de ‚xito.
h. Finalizar el estudio de los factores cr¡ticos de ‚xito.
A continuaci¢n, se realizar un estudio detallado de estos pasos:
a. Elaborar una lista de los objetivos de la Organizaci¢n.
Se determinar la misi¢n, metas y objetivos de la Organizaci¢n.
Es conveniente ser expl¡citos en la especificaci¢n de objetivos,
intentando cuantificarlos en la medida de lo posible.
Como ejemplo de una especificaci¢n de objetivos de una organizac-
i¢n, podemos suponer, una Empresa que se plantease:
* Alcanzar una cifra de ventas de 100 millones de pesetas.
* Obtener un beneficio antes de impuestos de 20 millones.
* Incrementar el margen bruto en las ventas en torno a un 10%.
* Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas.
b. Depurar la lista de objetivos.
En este paso se revisar la lista de objetivos obtenida en el
paso anterior para asegurar que dichos objetivos constituyen un
fin en s¡ mismos y no meramente un medio para obtener otro
objetivo de la lista, en cuyo caso se considerar¡a como un
Factor de Exito.
En el ejemplo que sigue, los objetivos de ®Incrementar el
margen bruto en las ventas en torno al 10%¯ y ®Mantener los
gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas¯, son un medio
para conseguir los beneficios de 20 millones, por lo cual se
eliminar n de la lista de objetivos y se considerar n Factores
de ‚xito.
En este caso tendr¡amos:
Objetivos Factores de ‚xito
Alcanzar una cifra de ventas de Incrementar el margen bruto en las
100 millones de soles. ventas en torno al 10%.
Obtener un beneficio antes de Mantener los gastos de funciona-
impuestos de 20 millones de soles. miento en un 20% de las ventas.
c. Identificar los factores de ‚xito.
Teniendo en cuenta el concepto de Factor de Exito como medio nec-
esario para alcanzar los objetivos especificados, se obtendr una
lista de factores de ‚xito para cada uno de dichos objetivos, co-
ntemplando tanto aquellos que dependen de la Organizaci¢n como
aquellos externos que est n fuera de su control (legislaci¢n,
comportamiento de la econom¡a, etc.).
En este punto no es necesario preocuparse demasiado si se repiten
los factores de ‚xito con los objetivos, o si un factor de ‚xito
para un objetivo est estrechamente relacionado con otro objetivo.
As¡, en nuestro caso, y mediante entrevistas con los responsables
de la Organizaci¢n se obtendr¡a la siguiente tabla:
Objetivos Factores de Exito
- Ventas de100 millones - Crecimiento del mercado
- Beneficios antes de - Incrementar ventas
impuestos de 20 - Incrementar el margen
millones bruto en torno al 10%
- Mantener los gastos de
funcionamiento en un
20% de las ventas
d. Eliminar los factores de ‚xito no cr¡ticos.
Se utilizar n en este punto diferentes criterios para eliminar
los F.E., dependiendo de si los mismos est n dentro o fuera del
control de la Organizaci¢n. Como se ha dicho, esta selecci¢n
ser realizada, mediante reuniones en grupo, por los respon-
sables de la Organizaci¢n.
Los criterios que se seguir n son:
Factores de Exito dentro del control de la Organizaci¢n.
* ¨Es el FE esencial para cumplir los objetivos?
* ¨Requiere especial cuidado en su realizaci¢n, es decir, recu-
rsos especialmente cualificados?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es ®no¯, se elimin-
ar el FE de la tabla.
Factores de Exito fuera del control de la Organizaci¢n.
* ¨Es el FE esencial para cumplir los objetivos?
* ¨Hay una probabilidad significativa de que el FE no ocurra?
* Si no ocurre el FE ¨Podr¡an alterarse las estrategias con el
fin de minimizar el impacto de dicho incumplimiento, suponiendo
que hubiese suficiente tiempo disponible?.
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es ®no¯ se elimina
el FE de la tabla. Esto se hace para no considerar aquellos FE
que ocurrir n casi con toda seguridad (en caso de una respuesta
negativa a la segunda pregunta) o aquellos FE cuyo no cumplimi-
ento impide cualquier tipo de acci¢n correctiva (en el caso de
una respuesta negativa a la tercera pregunta).
En el ejemplo que se sigue, se decidi¢ que el factor de ‚xito
®Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas¯
no exig¡a recursos especialmente cualificados para conseguirlo,
por lo cual se elimin¢ de la lista.
Objetivos Factores de Exito
- Ventas de 100 Millones - Crecimiento del mercado
- Beneficiosantes de impuestos - Incrementar ventas
de 20 millones torno al 10% - Incrementar el margen bruto en
e. Agrupar los Factores de Exito de acuerdo con los objetivos.
Este paso permite depurar la tabla, dado que al analizar cada
objetivo por separado puede que los FE est‚n repetidos o sean
sin¢nimos de un objetivo.
En nuestro ejemplo el FE ®Incrementar ventas¯ es sin¢nimo del
objetivo ®ventas de 100 millones¯, por lo tanto se elimina.
Objetivos Factores de Exito
- Ventas de 100 millones - Crecimiento del mercado
- Beneficiosantes de - Incrementar margen bruto de 10%
impuestos de 20 millones
f. Identificar los componentes de estos Factores de Exito.
En este paso se analizan los Factores de Exito para identificar
lo que se debe hacer para conseguir cada uno de estos FE
De la descomposici¢n de los FE se pueden encontrar componentes
que son verdaderamente cr¡ticos, mientras otros exigen menos
esfuerzo o recursos.
El objetivo de este an lisis es identificar de cinco a siete
Factores de Exito o componentes de estos factores que sean
cr¡ticos, con el fin £ltimo de centrar el esfuerzo de la Organi-
zaci¢n en su consecuci¢n.
En el ejemplo que se est desarrollando se ha obtenido la sigui-
ente tabla:
Objetivos Factores de Exito Componentes de FE
- Ventas 100 millones. - Crecimiento del mercado
- Incremento de cuota del - Mejorar la calidad
mercado - Mejorar las caracter¡sticas
del producto.
- Beneficios antes de - Incrementar margen de
impuestos de 20 millones bruto
- Automatizaci¢n de la
- Mantener incrementos de
coste de material por
g. Seleccionar los Factores Cr¡ticos de Exito.
Se usar n los criterios de selecci¢n ya especificados en el paso 4 para los niveles m s bajos de descomposici¢n, con el objeto de obtener un n£mero de FCE entre 5
y 7.En la tabla siguiente se representan en negrita los FCE seleccionados.
Objetivos Factores de Exito Componentes de FE
- Ventas 100 millones. - Crecimiento del mercado
- Incremento de cuota del - Mejorar la calidad
mercado - Mejorar las caracteristicas
- Mejorar las caracte-
del producto
- Beneficios antes de - Mejorar tiempos de entrega
impuesto de 20 millones - reducir coste laborales
- Incrementar margen de - Negociaci¢n laboral
bruto
produccion
- Automatizaci¢n de la
producci¢
de coste de material por
debajo de la inflaci¢n.
- Mantener incremento de
coste de material por
denajo de la inflaci¢n.
h. Finalizar el estudio de los Factores Cr¡ticos de Exito.
En este paso se obtiene una lista final que representa las reas
que son cruciales para el ‚xito de la Organizaci¢n, y donde la
direcci¢n debe enfocar su atenci¢n.
Para los FCE controlables por parte de los directivos, se deben
asignar los recursos necesarios para garantizar su realizaci¢n
correcta, as¡ como las herramientas e informaci¢n necesarias
para dicha realizaci¢n. As¡mismo, se deben establecer procedimi-
entos que permitan asegurar un seguimiento y realimentaci¢n
sobre el grado de cumplimiento de dichos Factores Cr¡ticos. Para
aquellos FCE no controlables, son absolutamente necesarios
procedimientos que permitan obtener informaci¢n puntual sobre
los mismos. Estos procedimientos proporcionan se¤ales de aviso
de manera que se puedan definir e implantar planes de con-
tingencia.
|
